התנהלות עסקית נכונה בשעת משבר - קובי חיון

תקופת מלחמה היא תקופה מורכבת גם בהיבטים הקשורים להתנהלות העסקית של המשק בכלל ובהתנהלות של עסקים קטנים בפרט. כל שכן המלחמה אותה אנחנו חווים בימים אלו, בשל עוצמתה יוצרת תחושת אבל לאומי. ההבנה כי השגרה אינה יכולה להתקיים פוקדת כל בית בישראל, בין אם מתוך חוויה אישית או בין אם מתוך תחושת הזדהות לאומית, מצב זה משתק את השוק הישראלי.
בשיתוף עם קובי חיון, מאמן אישי ויועץ עסקי לעסקים וחברות ריכזנו את עשרת הטיפים הבולטים שייסיעו לכם לבחון איך ניתן להניע את העסק, לייצר התאמה למצב החדש ולפעול מתוך שגרת מלחמה.
“עושים עסקים תחת אש”

1. מנטאלי – מנטאלי – מנטאלי – להתנתק ככל האפשר מהחדשות:
   מלחמה, כולנו צמודים לחדשות, רוצים לדעת מה קורה, נכנסים לרשתות החברתיות, ווטסאפ, טלגרם, כל ערוץ מידע שיכול לחבר אותנו לחדשות. שאלתם את עצמכם עד כמה זה משרת ומקדם אתכם?
   אני מסייג – מי שקשור ישירות למלחמה ברור שיקשיב לחדשות, הוא רוצה לדעת מה קורה.
   והשאר? עד כמה באמת חשוב לנו להיות מעודכנים 24/7 בחדשות? עד כמה באמת בריא לנפש שלנו לצפות בכל סרטוני הזוועה בערוצים השונים? עד כמה מחזק אותנו להיות במלחמה כל היום?
   תתנתקו ! תתנתקו ! תתנתקו ! מספיק לשמוע חדשות אחת לכמה שעות, אם תהייה אזעקה תשמעו אותה ורוצו לממ”ד (ואז תפתחו אפליקציית חדשות לדעת מה קרה).
   התמקדו בדברים שעושים לכם טוב ככל שניתן, תקראו, תחביבים, סרט טוב בטלוויזיה שינתק אתכם לשעה וחצי מהמציאות, אם אתם דתיים – שעור תורה מחזק – כל מה שאפשר לעשות כדי להתנתק ולהתחבר למשהו אחר. והנושא מכל – אל תצפו בסרטונים בערוצים – מרביתם או פייק או נועדו להוריד למלחמת תעמולה של האויב. התמקדו במה אתם יכולים לעשות כדי להעלות את האנרגיות שלכם, התמקדו בעשייה בדברים החשובים באמת – המשפחה, הבית, העסק – והכי חשוב: אתם!
2. תזרים מזומנים – חשוב תמיד ועכשיו יותר מתמיד:
   תזרים מזומנים הינו זרימת הכסף (=הדם) בעסק שלכם. חשוב מאד לנהל את ההכנסות וההוצאות שלכם, להבין כמה כסף אמור להיכנס לכם (תוך תשומת לב לירידה בהכנסות), מול כמות ההוצאות הצפויות לכם (סביר להניח שבשלב הראשון תגלו שיש הוצאות עליהן התחייבתן). נהלו את תזרים המזומנים שלכם ברמה היומית.
   בדקו שההכנסות מכסות את ההוצאות ויש לכם מספיק כסף כדי לעמוד בהתחייבויות שלכם, שימו לב שיתכן וללקוחות שלכם יהיה קושי לשלם לכם, עברו על כל הצפי וקבלו תמונה מעודכנת.|
   אל תזניחו בעיות או קשיים צפויים בעמידה בתשלום לספקים שלכם – דברו עם הספקים, הגיעו להסדרי תשלומים, במידת הצורך פנו לבנק על מנת לקבל אשראי שייתן לכם “בלון חמצן”.
3. צמצמו הוצאות ככל שניתן:
   כפועל יוצא של הירידה בהכנסות, חשוב מאד לעבור ולצמצם ככל שניתן את ההוצאות.
   עברו על כל ההוצאות של העסק וחלקו אותן לשלוש קטגוריות:
   – הוצאות שניתן להוריד לגמרי / לבטל.
   – הוצאות שניתן לצמצם באופן חלקי.
   – הוצאות שלא ניתן לצמצם (הוצאות ברזל).
   המשאב האנושי הוא אחת ההוצאות הגבוהות של העסק, חשוב מאד להכין תוכנית צמצום גם בתחום הזה, בהתאם לתפוקות הצפויות של העסק. השתדלו לא לפטר עובדים מכיוון שאחרי המשבר יהיה לכם קשה לגייס טובים אחרים (צמצמו היקף משרות, הוצאה לחופשה יזומה, חל”ת) חשוב מאד לעשות את הצעדים בתחום משאבי האנוש תוך היוועצות עם עורך דין לדיני עבודה, על מנת שלא לחשוף את העסק לתביעות עתידיות לצד החובה לשמור על הזכויות של העובדה גם בתקופה הזו. חשוב לדעת שהחל”ת אותו אנחנו מכירים מתקופה הקורונה שונה מאשר הסיטואציה הנוכחית ואינו מהווה הפתרון האוטומטי
4. ניתוח הסביבה החיצונית ואיך היא משפיעה על העסק שלי?
   תחו את הסביבה העסקית שלכם, את הענף בו אתם פועלים ואת המרחבים בהם פועלים הלקוחות והספקים שלכם. בדקו את כל המשמעויות הכרוכות בשינויים בסביבה החיצונית ואיך זה משפיע על העסק שלכם. צרו לעצמכם רשימת תרחישים אפשריים ופתרונות מגירה מול כל תרחיש ותרחיש. אם יש צפי לבעיות באספקת חומרי גלם – זה הזמן לתכנן ספקים חילופיים, אם יש צרכים חדשים – זה הזמן לפתח מוצרים חדשים. תהיו יצירתיים בחשיבה ובנו לעצמכם כמה שיותר תרחישים ופתרונות.
   מתקשים לעשות את ניתוח הסביבה החיצונית לבד ? קחו לכם יועץ שיעשה זאת עבורכם.
5. המציאו את עצמכם מחדש – זה הזמן למוצרים ושירותים חדשים
   המצב החדש יצר נקודת איזון חדשה למשק הישראלי, נקודת איזון שיוצרת הרבה מאד הזדמנויות חדשות, צרכים שעד עכשיו לא היו ואין להם מענה בשלב זה. לוואקום הזה תכנסה חברות עסקיות, שווה לכם להיות הראשונים שייתנו מענה לצרכים החדשים – הקדישו זמן לבחינת הצרכים החדשים של הלקוחות שלכם, לאיתור לקוחות פוטנציאליים חדשים ולהשקיע בפיתוח העסקי של העסק שלכם. ירידת נפח העבודה מאפשרת לכם להגיע לדברים שעד כה לא היה לכם זמן אליהם, לפתח, ליצור, לבנות תשתיות לעסק, תשתיות שתשמשנה אתכם הן כשלב המלחמה בו אנחנו נמצאים ובעיקר לאחר המלחמה כדי להמריא עם העסק שלכם מחדש עם סיומה.
6. שיווק – שיווק – שיווק – לא להרפות ולהמשיך לשווק
   נכון, האווירה קצת מקשה ונראה לנו לא לגיטימי לשווק בזמן מלחמה, יחד עם זאת חשוב תמיד לזכור שהעסק שלכם מעניק שירות משמעותי הן לפרטיים והן לעסקים חשוב. אתם מהווים גורם בשרשרת החוסן הלאומי של מדינת ישראל, המשך הכלכלה הוא תורך קיומי שכל אחד מאיתנו חייב להמשיך לתרום לו. המשפחות של העובדים שלכם תלויות בעסק שלכם, המשפחה שלכם תלויה בו, הרבה פעמים העסק הוא מפעל החיים שלנו ולקריסתו יש משמעות קריטית בחיים שלכם.
   הלקוחות שלכם (בהווה ובעבר) הם בסיס מצוין להנעת תהליכי השיווק, הם מכירים אתכם ופעילות השיווק מולם תהייה לכם קלה יותר. צרו איתם קשר, דרשו לשלומם ולאחר מכן האם יש סיוע שהם צריכים מכם, צרו ללקוחות עבר הצעות אטרקטיביות שיגרמו להם לחזור אליכם.
   זה הזמן לחזור ולשווק את העסק שלכם גם ללקוחות חדשים. לעשות זאת ברגישות יתרה, לוודא שהצד השני מבין את המסרים, להתאים את השירותים והמוצרים לרוח המצב. זה בסדר גמור לעשות הנחות (בעיקר לאותם שמעורבים ישירות במלחמה) ויחד עם זאת חשוב למנן את ההנחות והתנדבויות של העסק. בחנו את כל ערוצי השיווק האפשריים והתמקדו באותם שיביאו לכם תוצאות איכותיות, זה הזמן לשים יד על ברז ההוצאות גם בשיווק ולנהוג בתבונה ובקרה על תקציב השיווק. הקדישו זמן לשיווק של העסק, תהיו ערניים לתגובות שאתם מקבלים ובהתאמה שנו את המסרים. וודאו שאין פגיעה מיתוגית בעסק שלכם ויחד עם זאת אל תירתעו מתגובות של אנשים שפחות מתחברים – יש לכם ערך ללקוח, אתם משמעותיים, חשוב שתמשיכו את פעולות השיווק שלכם.
7. אל תדחו דברים “לאחרי המלחמה”
   יש נטייה טבעית ואנושית לדחות דברים במצבי משבר. זוהי טעות כי אנחנו לא יודעים מה יהיה מצבנו אחרי המלחמה ולכן חשוב להתקדם ככל שאנחנו יכולים כבר עכשיו. בנו לכם תוכנית פעולה לפעילות במהלך המלחמה, קדמו כמה יותר דברים שאתם יכולים, כבר עכשיו חישבו על תוכניות העבודה לשנת 2024 ובנו לעצמכם את הבסיס לחזרה לשגרה לאחר המלחמה. אל תתנו לאווירת המלחמה להטעות אתכם ואל תלכו שולל אחרי האווירה הכללית של הקפאון. אתם עצמאים, בחרתם להיות עצמאים שזה אומרת לקחת את ההגה של החיים בכלל והעסק בפרט לידיים שלכם. עברנו תקופות קשות, נעבור גם את זה – שדרו אופטימיות ככל שאפשר, אופטימיות זה דבר מדבק שיחבר אליכם עוד ועוד אנשים, עובדים ולקוחות. התמקדו בעשייה ופחות בחדשות, במה אתם יכולים להשפיע ולקדם. חשוב מאד להשקיע בדברים שתלווים בכם ופחות במערכת הפחדים והחששות ממה יהיה – התמקדו בהווה, פחות בעתיד – מה אני יכול לעשות כאן ועכשיו. ככל שתתמקדו בעשייה תגלו שהיא יוצרת לכם יותר ויותר תוצאות. ותוצאות, כידוע לכולנו בעולם העסקי זה הבסיס להצלחה.
8. בנו ערוצי שירות דיגיטאליים – צרו זמינות ללקוחות
   הרבה מהלקוחות שלכם לא נמצאים במקום הטבעי שלהם, חלקם עזבו את הבית בשל המלחמה. דאגו להפעיל ככל שאפשר ערוצי שירות מגוונים שייצרו להם זמינות וגמישות לקבל מכם שירות. העולם הדיגיטאלי מציע הרבה מאד ערוצי שירות – החל מהתקנה של ווטסאפ עסקי ועד בוטים באתר האינטרנט. ככל שתשקיעו בשירות עכשיו תקבלו דיבידנד מהלקוחות לאחר המלחמה. לקוחות זוכרים מי היה זמין להם כאשר היו צריכים עזרה. חשוב מאד לתדרך את נותני השירות להיות גמישים ושירותיים מעבר לרגיל, הגדירו נהלי דיווח על תקלות בשירות על מנת שלהבטיח יותר מתמיד שהלקוח ייצא עם החוויה שעשו הכול כדי לפתור לו את הבעיה.
9. הקשבה לסביבה – נתינה והתנדבות – פעילות רווחה
   לצד הפעילות העסקית השוטפת, היו קשובים לסביבה שלכם, ללקוחות, לדברים שעולים. צרו לעובדים שלכם מסגרת התנדבותית מעבר לעבודה השוטפת (רצוי מאד שההתנדבות תהייה בשעות העבודה) על מנת לתת להם את ההבנה שהחברה היא בעל ערכים של נתינה. נתינה היא דבר מגבש ומחבר. היו דוגמה אישית בנתינה והובילו את העובדים אחריכם בפרויקטים של החברה כולה. הקפידו להוציא את העובדים להתרעננות ולפעילות גיבוש קצרה, כולנו נמצאים בלחץ, החדשות רודפות אותנו, הפוגה של שעה שעתיים תתרום להפגת הלחצים לעובדים ולכם וישרו אווירה איכותית יותר במקום העבודה. זה הזמן הכי נכון להעביר לעובדים את המסר שמקום העבודה הוא מעבר ל”עבודה” אלא המשפחה השנייה שלהם.
10. הטיפ האחרון – על מה אני מוקיר את עצמי ?
    תזכרו את הטוב בחיים שלכם, תוקירו כל בוקר מחדש את הדברים שיש לכם, את החוזקות שלכם, את המשפחה שלכם, את העובדים שלכם, את הלקוחות והספקים. תזכרו שהטוב בעולם שלכם גובר על הרע והאור גובר על החושך. תוקירו כל בוקר וערב מחדש על מי שאתם ומה שאתם. התחברו לאנשים שעושים לכם טוב ומוקירים אתכם על מי שאתם ויחד עברו את המשבר. עברנו את פרעה – נעבור גם את זה.

קובי חיון – מאמן אישי ויועץ עסקי לעסקים וחברות
נייד – 0524443503 / מייל – koby@kobycoach.co.il